En el ámbito de la auditoría y la gestión de calidad asistencial, contar con información precisa, organizada y fácilmente interpretable es clave para la toma de decisiones.
Nuestra herramienta, desarrollada en Microsoft Excel con formularios y programación VBA, ha sido diseñada para facilitar el registro de la evaluación estructurada del registro en historia clínica y del cumplimiento de guías de práctica clínica o protocolos de calidad asistencial. Con ella podrá registrar evaluaciones, generar informes, consolidar resultados y exportar datos para análisis avanzados, todo desde un entorno amigable. Su diseño modular buscar que sea posible adaptarla a distintos contextos y necesidades, manteniendo un flujo de trabajo claro y optimizado.

Beneficios Clave:

* Ahorro de tiempo en la evaluación y consolidación de resultados.

* Centralización del proceso de auditoría clínica en un solo archivo.

* Generación de reportes en Excel y PDF

* Comparación de resultados por sede, periodo, programa o servicio.

* Flexibilidad para adaptarse a múltiples guías o protocolos

Una visión clara para mejores decisiones:

El núcleo visual de la herramienta es su informe gráfico gerencial, que muestra de forma resumida el promedio de calificaciones por sede y periodo, ayudando a identificar tendencias, comparar resultados y orientar planes de mejora. Y para quienes requieren análisis más específicos, incluimos una tabla dinámica preconfigurada que permite generar informes y visualizaciones personalizadas.

Funcionamiento general:

El proceso inicia con la creación de las guías o protocolos que serán evaluados, ya sea para HCL o para GPC. Posteriormente, se definen las secciones que agruparán las preguntas, pudiendo establecer ponderaciones para que las más relevantes tengan mayor peso en el resultado final. A continuación, se crean las preguntas asociadas a cada sección, configurando escalas de respuesta y ponderación según los criterios de evaluación de la institución.

Durante la etapa de registro de evaluaciones, la interfaz guía al usuario a través de un formulario agrupando las preguntas en bloques que facilitan el diligenciamiento. Cada registro queda almacenado en una base de información interna que permite consultas posteriores.

Para facilitar la gestión, la herramienta permite modificar o eliminar evaluaciones, ya sea para corregir datos o retirar registros que no deben formar parte del análisis. Estos procesos se realizan de forma controlada, informando al usuario sobre su carácter irreversible.

En cuanto a consultas y reportes, la herramienta ofrece múltiples opciones:

• Resultado general, que muestra la calificación consolidada por sede, periodo, programa u otros criterios, con la posibilidad de exportar los datos a Excel o PDF.
• Exportar tabla de datos, que genera un archivo de Excel con todos los registros y su respectivo diccionario de variables, ideal para análisis estadísticos o respaldo de información.
• Informe gráfico gerencial, que presenta el promedio de calificaciones por sede y periodo mediante un gráfico dinámico interactivo, pensado para reuniones estratégicas y comités de historia clínica.
• Consulta mediante tabla dinámica, que brinda al usuario una base flexible para crear sus propios informes y gráficos personalizados, siempre recomendando trabajar en una copia para no afectar el informe principal.

Requisitos fundamentales para su funcionamiento:

Adicionalmente, la herramienta incorpora funcionalidades para gestionar periodos de evaluación, configurar escalas de calificación, manejar ponderaciones, y garantizar que los datos estén ordenados. Incluye alertas, validaciones y mensajes que orientan al usuario para prevenir errores relevantes y asegurar la integridad de la información.

Para garantizar la experiencia completa y el correcto desempeño, es necesario que el usuario cuente con:

* Microsoft Excel para Windows.

* Macros habilitadas en la configuración de Excel

* Conocimiento básico en tablas y gráficos dinámicos (solo si se desean informes adicionales al informe gerencial incluido).

* La herramienta no es compatible con sistemas macOS ni con Excel Online, Google Sheets u Open Office

Conozca el funcionamiento en el siguiente video:

Consideraciones técnicas:

Nuestra herramienta ha sido diseñada para ofrecer flexibilidad en la evaluación de la calidad del registro en historia clínica (HCL) y de la adherencia a guías de práctica clínica (GPC). Para garantizar un funcionamiento óptimo, tenga en cuenta las siguientes consideraciones (consulte mayor detalle en este vinculo):

• La aplicación permite crear hasta 54 preguntas y un máximo de 15 secciones por evaluación, tanto en HCL como en GPC.
• No hay limites de guías a crear.
• El separador decimal debe ser siempre la coma ( , ) para que los cálculos funcionen correctamente.
• Aunque existe guardado automático del libro, se recomienda guardar manualmente el archivo con frecuencia.
• Mantenga copias de seguridad regulares del archivo, especialmente antes de hacer cambios importantes o cargar nueva información. También es recomendable exportar la base de datos como respaldo adicional para prevenir pérdidas.
• Para un rendimiento óptimo, se sugiere no superar las 5.000 evaluaciones por archivo; sin embargo esto depende de las capacidades de su equipo de computo para que el archivo no se ralentice. Si se requiere más volumen, es preferible trabajar con varios archivos.
• Modificaciones estructurales: Si cambia o elimina preguntas o secciones ya utilizadas en evaluaciones, los cálculos y reportes podrían fallar. No se ofrece soporte técnico para revertir cambios de este tipo.
• La herramienta no incluye preguntas predeterminadas: deben ser definidas por personal competente, considerando la operación de la institución y los estándares de calidad vigentes.
• La función de ponderación permite dar más peso a las preguntas o secciones críticas, logrando un resultado más representativo (vea un ejemplo del uso de ponderaciones en este vinculo)
• Para las respuestas del tipo “No aplica” la herramienta le sugiere un cálculo simplificado que puede aumentar la calificación final un 5% respecto a un método estricto. Esto asegura estabilidad y velocidad (vea detalle de esta implicación en el video disponible y consulte otros detalles en este vinculo).
• En cuanto a muestreo, la herramienta parte del supuesto de que el usuario ya maneja conceptos estadísticos básicos como población, proporción esperada, nivel de confianza y margen de error.
• El cálculo de tamaño de muestra aplica exclusivamente a la evaluación de calidad de historias clínicas. No se utiliza para la evaluación de adherencia a Guías de Práctica Clínica (GPC). La muestra definida en este módulo tiene como propósito principal permitir el cálculo del indicador de cobertura de la evaluación de historias clínicas.
• El periodo de evaluación es el criterio principal para filtrar y analizar la información, por lo que debe definirse antes de registrar evaluaciones.
• La herramienta incluye un único informe gráfico gerencial como resumen global, y la posibilidad de generar informes adicionales mediante una tabla dinámica preconfigurada, para lo cual el usuario debe tener manejo de estas capacidades (tablas y gráficos dinámicos).
• El archivo de hojas de cálculo viene formulado; por lo tanto debe tener en cuenta que la venta del archivo no incluye soporte por modificación o daño en la formulación. Se debe evitar adicionar filas o columnas, o adicionar o eliminar celdas de las hojas del libro. El archivo está optimizado para uso en versiones de Excel de escritorio Windows, editar el archivo en aplicaciones como Google Sheets, Excel Online, Open Office o equipos MAC puede modificar la apariencia de la plantilla y no permitir el funcionamiento de la misma.
• ****Importante****: Esta herramienta no se puede personalizar. Le recomendamos revisar cuidadosamente los campos disponibles para determinar si se ajusta a sus necesidades antes de realizar la compra.
• La venta de esta plantilla de Excel no incluye soporte metodológico para su uso. Es fundamental que la persona que adquiera esta herramienta tenga conocimientos previos sobre metodologías de calidad, específicamente en el marco del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud así como en la operación básica de Excel. Si requiere asistencia técnica o asesoría metodológica, le recomendamos contactar a un profesional especializado en calidad en salud o dirigirse a su Secretaría de Salud correspondiente.
• Esta herramienta, como todos nuestros desarrollos, se encuentran protegidos por derechos de autor. Todos los derechos están reservados. Está prohibida cualquier reproducción, distribución, o utilización no autorizada de este archivo o su contenido. El acceso y uso de esta herramienta están destinados únicamente al comprador original. Agradecemos la comprensión y respeto hacia el trabajo intelectual que implica el desarrollo de esta herramienta. Vea los términos, condiciones de uso y políticas de envío en este enlace. Si es asesor(a) de múltiples IPS por favor valide los términos particulares para estos casos en el mismo enlace (numeral 10).