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Herramienta para el registro de reportes y gestión de incidentes y eventos adversos de seguridad del paciente
La seguridad del paciente es una prioridad en las instituciones de salud. Para optimizar la gestión de este aspecto crucial, presentamos una herramienta en Excel diseñada para apoyar, consolidar y simplificar el registro, análisis y gestión de incidentes y eventos adversos. La metodología usada en esta herramienta ha sido tomada del documento Política de Seguridad del Paciente, documento Protocolo de Londres y del respectivo paquete instruccional del Ministerio de Salud de Colombia.
Características destacadas
- Personalización de logo: Esta herramienta permite incluir y personalizar el logo en las hojas del archivo.
- Términos y definiciones: Consulte los términos y definiciones relacionadas con la gestión de eventos de seguridad del paciente.
- Reporte de casos: Cuenta con campos de información tales como: nombre del reportante, cargo, datos de contacto, nombre del usuario o paciente, tipo y número de identificación, área donde ocurrió el suceso de seguridad y área que lo reporta, descripción del caso y acciones correctivas tomadas inmediatamente. Desde esta ventana puede imprimir una imagen del reporte realizado.
- Consultar un caso: Puede realizar la consulta utilizando diferentes criterios, como el número de registro del reporte (el cual es un numero consecutivo asignado por la aplicación automáticamente), por el nombre del paciente o por su número de identificación.
- Evaluación: Una vez registrado el caso, es importante llevar a cabo una evaluación o investigación detallada. Determine si el reporte es susceptible de investigación más profunda. En caso afirmativo, registre: el equipo investigador, el resumen o cronología del caso, las guías, protocolos y procedimientos pertinentes relacionados con las barreras de seguridad que pudieron haber fallado en este caso.
- Análisis: Una vez finalizada la etapa de investigación, realice el registro de los resultados del análisis. Asigne una clasificación al reporte (incidente, evento adverso, etc.). Asigne un tipo y subtipo al suceso de seguridad. Registre las acciones inseguras o fallas activas identificadas (puede registrar un máximo de tres acciones inseguras). Registre las fallas latentes (de organización y gerencia y de contexto institucional) que pudieron generarse durante el proceso de atención en salud por miembros de los procesos de apoyo.
- Factores contributivos y priorización: Para cada factor contributivo, asigne una valoración de probabilidad de ocurrencia e impacto generado. Una vez completado este paso, proceda a calcular los valores de priorización. La aplicación resaltará aquellos factores contributivos que tiene una calificación igual o superior al valor establecido para priorizar. Estos serán los factores que requerirán intervención a través de un plan de acción. Posteriormente, genere el gráfico de espina de pescado para la acción insegura.
- Plan de acción: Seleccione los factores contributivos priorizados para los cuales desea elaborar un plan de acción. Para cada factor contributivo seleccionado, describa las acciones específicas para mejorar las debilidades identificadas. La herramienta proporciona tres secciones para registrar seguimientos, lo que le permitirá monitorear el progreso y realizar ajustes según sea necesario.
- Resumen de plan: Con esta función, puede consultar un resumen detallado de los planes generados. Podrá ver fácilmente el estado de cada plan, lo que le permitirá mantenerse al tanto del progreso de las acciones planificadas.
- Ficha de caso: Ya sea que necesite preparar un informe detallado para una auditoría, o simplemente desee mantener un registro documentado, la generación del “Informe Detallado del Caso” le proporciona una manera conveniente de acceder a toda la información del reporte. Con la funcionalidad ‘Imprimir Reporte’, puede exportar toda la información del reporte, análisis y gestión a una hoja de Excel, donde tendrá la opción de imprimir físicamente el reporte o exportarlo a formato PDF para su distribución y archivo digital.
- En la sección de Estadísticas e Informes Gráficos se encuentran opciones para generar estadísticas e informes visuales que facilitan el análisis y la comprensión de los incidentes y eventos adversos reportados. Los informes gráficos disponibles por defecto son:
– Cantidad de reportes por clasificación
– Cantidad de reportes por tipo
– Cantidad de reportes por subtipo
– Cantidad de casos reportados vs casos gestionados
– Porcentaje de gestión de casos
– Cantidad de Incidentes/Eventos por Área/Servicio de ocurrencia - En caso de requerir un análisis específico diferente a los disponibles en esta herramienta o un listado completo de los casos reportados puede exportar el listado de total de casos con la funcionalidad “Exportar”. Esto genera un archivo de Excel con la totalidad de información reportada y un diccionario que explica que información hay en cada campo.
- Configuración de parámetros: Esta funcionalidad permite personalizar la herramienta según las necesidades de la institución o según la taxonomía definida en el programa de seguridad del paciente. De esta forma puede ajustar los parámetros para que coincidan con los protocolos y estándares de la institución. Puede personalizar diferentes aspectos de la herramienta, como: clasificación de los sucesos o taxonomía (hasta 10 campos), tipos de eventos (hasta 24 tipos), subtipos de eventos (hasta 30 subtipos por cada tipo), valor de priorización, áreas o servicios (hasta 30 áreas), medios de reportes (hasta 8 campos), entidades (hasta 30 entidades)
- Para ayudar a los usuarios a utilizar la herramienta ofrecemos un instructivo bastante completo donde se explica el funcionamiento y se soporta la metodología utilizada.
- Compatibilidad: El archivo está optimizado para uso en versiones de Excel de Escritorio Windows, por lo tanto editar el archivo en aplicaciones online como Google Sheets o Excel online puede modificar la apariencia de la plantilla y no permitir la ejecución de funcionalidades. Debe habilitar ejecución con macros.
- Términos y condiciones de uso: Si es asesor(a) de varias empresas en temas de calidad por favor visite el apartado especial en términos y condiciones donde se brindan instrucciones para estos casos. Estas herramientas se encuentran protegidas por derechos de autor. Cualquier modificación, reproducción, copia, redistribución o cualquier otro uso no autorizado de este archivo está estrictamente prohibido y puede ser objeto de acciones legales. Todos los derechos están reservados. Las macros contenidas en esta herramienta también están protegidas por derechos de autor, por lo tanto, tienen contraseñas de acceso las cuales no se entregan con la compra de la herramienta. La adquisición de este archivo y su uso están sujetos a éstos y otros términos y condiciones los cuales puede consultar en el siguiente vinculo POLITICAS DE USO Y ENVÍO
- Esta herramienta no se puede personalizar. Le recomendamos revisar cuidadosamente los campos disponibles para determinar si se ajusta a sus necesidades antes de realizar la compra. Por favor realice las preguntas que considere necesarias antes de adquirir.
- Consulte en el siguiente vinculo los campos de información con los que cuenta la herramienta: https://drive.google.com/file/d/1hIouXoGLZAsnKsCOssD8mECmOWySikXL/view
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