Herramienta para el registro y gestión de indicadores
Gestione sus indicadores sin grandes inversiones
Si su organización no cuenta con los recursos para adquirir costosas herramientas de gestión de indicadores, no tiene que sacrificar el control y seguimiento de su información. Con nuestra Herramienta de Gestión de Indicadores en Excel, tendrá a su alcance una solución efectiva, automatizada y fácil de usar, que le ofrece grandes funcionalidades pero en un entorno familiar y accesible como lo es Excel.
¿Su organización maneja indicadores en múltiples archivos de Excel?
Es común que cada indicador tenga su propio archivo o que se acumulen en una sola hoja de cálculo con una infinidad de pestañas, volviendo el proceso confuso, lento y difícil de gestionar.
Nuestra solución cambia esto. A través de macros, la información se almacena y consulta en una estructura de datos organizada dentro del mismo archivo, evitando el uso excesivo de hojas y manteniendo el archivo ligero y fácil de manejar.
- Cree fichas técnicas de indicadores y guárdelas en una base de datos interna.
- Registre, consulte y modifique resultados de forma rápida y organizada.
- Genere planes de acción para indicadores que no cumplen su meta y realice seguimiento.
- Obtenga informes detallados tanto de indicadores como de planes de acción registrados.
- Todo esto en un solo archivo de Excel
No deje que el desorden en sus archivos de Excel afecte su gestión. Optimice su control y toma de decisiones con nuestra herramienta en Excel.
Principales funcionalidades:
Personalización adaptable:
Configure el logo, colores institucionales, nombre de la organización y ajuste parámetros clave:
• Frecuencia de medición: Hasta 12 opciones (por ejemplo: semanal, mensual, anual).
• Dirección esperada: 3 opciones configurables (por ejemplo: crecer, decrecer, mantener).
• Dimensiones: Hasta 12 categorías (por ejemplo: eficiencia, calidad, seguridad, sostenibilidad).
• Unidades de medida: 18 opciones disponibles (por ejemplo: porcentaje, número, días, horas).
• Tipos de indicadores: 12 categorías configurables (por ejemplo: gestión, producto, proceso, estructura).
• Áreas o procesos: Registre hasta 30 áreas o procesos (por ejemplo: gestión financiera, tecnología, calidad, mercadeo).
• Logo automático: Se inserta automáticamente, con opción de ajuste manual.
Exportar datos: Genere respaldos o exporte información fácilmente para análisis en otros formatos.
Parámetros: vea en el archivo adjunto imagen de la sección de parametrización.
Registre información detallada de cada indicador para un control completo. Campos clave de la ficha técnica:
- Datos generales:
- Consecutivo/Código
- Fecha de creación
- Área, servicio o proceso
- Indicador normativo o contractual
- Nombre, objetivo, periodicidad y dirección esperada
- Nivel de desagregación
- Datos de cálculo:
- Fórmula de cálculo
- Numerador y denominador con sus fuentes
- Factor de multiplicación
- Unidad de medida
- Datos de seguimiento:
- Metas: objetivo, mínima, máxima y variable
- Línea base
- Responsable de medición y reporte
Una vez creada, la ficha técnica puede ser consultada, modificada o eliminada fácilmente desde la función “Consultar ficha técnica”.
Creación de ficha técnica: vea en el archivo adjunto imagen de la sección de creación de ficha técnica.
La herramienta organiza el registro de resultados en tablas intuitivas y fáciles de usar, permitiendo registrar hasta 36 períodos de medición. Cada tabla admite hasta 12 mediciones (por ejemplo, un año con periodicidad mensual), asegurando un registro completo y ordenado.
- Encabezados personalizables: Configure los períodos con encabezados para Mes y Año, adaptados a las necesidades de su organización.
- Campos específicos para Numerador y Denominador: Registre los valores del numerador y denominador, si el indicador lo requiere. El campo “Resultado“ se calculará automáticamente según la fórmula definida en la configuración del indicador.
- Si el indicador es un porcentaje, la fórmula por defecto será: numerador / denominador * 100.
- Si solo se tiene numerador, el resultado será igual al numerador.
- Si ha configurado un factor de multiplicación en la ficha técnica, la fórmula será: numerador / denominador * factor o numerador * factor (según corresponda).
- Esta fórmula está preconfigurada para funcionar de esta manera por defecto. Por favor, verifique si esta configuración satisface los requerimientos de todos sus indicadores.
- Visualización de Metas: Las metas configuradas en la ficha técnica (meta objetivo, mínima y máxima) se replican automáticamente en cada período, lo que facilita la comparación entre los resultados obtenidos y las expectativas establecidas. Esto permite un monitoreo claro y efectivo de la evolución del indicador.
- Consulta y modificación de resultados: La herramienta también permite consultar los resultados previamente registrados y realizar modificaciones cuando sea necesario. De esta manera, puede corregir o ajustar los resultados, manteniendo la flexibilidad y precisión de la información.
- Almacenamiento de datos: Una vez completado el registro, los datos se guardan para almacenar de manera permanente los resultados ingresados.
- Análisis gráfico de resultados: El botón “Ver Gráfico” le permitirá consultar una representación visual de los resultados registrados. El gráfico incluye:
- Resultados registrados: Mostrados de manera clara y trazados por período (Mes y Año).
- Meta objetivo: Representada como una línea horizontal, permitiendo evaluar el cumplimiento de las metas de forma visual.
Registro de resultados: vea en el archivo adjunto imagen de la sección de registro de resultados.
Cree y gestione planes de acción para los indicadores que no cumplen con las metas definidas. La herramienta facilita el registro y seguimiento de acciones correctivas y preventivas mediante un proceso sencillo y directo.
- Selección de indicador: Elija el indicador con desviación de meta.
- Selección de período: Seleccione el período para generar el plan.
- Registro de plan de acción: Documente acciones de mejora, responsables y fechas.
- Consulta y actualización: Guarde, consulte y modifique planes según sea necesario
Registro de plan de acción: vea en el archivo adjunto imagen de la sección de registro de plan de acción
El Listado Maestro de Planes de Acción ofrece una visión consolidada de todos los planes registrados, permitiendo consultarlos, gestionarlos y hacer seguimiento de su estado. Esta funcionalidad facilita la toma de decisiones al mostrar información clave sobre los planes de acción asociados a los indicadores. Liste todos los planes registrados o filtre por indicador específico. El listado incluye los siguientes campos para cada plan de acción:
- Num. Ficha: Número del plan de acción.
- Cód/Cons. Indicador: Código del indicador relacionado.
- Nombre del indicador: Nombre del indicador asociado.
- Período: Mes y año correspondiente.
- Fecha de análisis: Fecha en que se definió el plan.
- Distancia a la meta: Diferencia entre el valor del indicador y la meta.
- Análisis de causas: Descripción de las causas identificadas.
- Acciones de mejora: Acciones propuestas para resolver el incumplimiento.
- Procesos: Áreas involucradas.
- Responsable: Persona encargada del plan.
- Recursos: Recursos necesarios.
- Fecha de inicio y fin: Fechas del plan de acción.
- % Avance: Porcentaje de avance.
- Estado: Estado del plan (No iniciado, En progreso, Completado, etc.).
Eliminar planes de acción: Elimine planes cuando sea necesario (la eliminación es irreversible).
Listado de planes de acción: vea en el archivo adjunto imagen del listado de planes
El Listado Maestro de Indicadores permite consultar y seguir los indicadores registrados sin necesidad de acceder a cada ficha técnica individualmente. Esta funcionalidad muestra un resumen de los indicadores y sus detalles clave. El listado se puede actualizar según necesidad para reflejar los cambios más recientes en las fichas técnicas de los indicadores, como la adición de nuevos registros o la modificación de información.
Campos del Listado: El listado incluye los siguientes campos clave:
- # Ficha: Número único del indicador.
- Código: Código del indicador.
- Procesos asociados: Áreas relacionadas.
- Nombre del indicador: Nombre del indicador.
- Periodicidad: Frecuencia de medición.
- Tipo de indicador: Clasificación (ej.: calidad, proceso).
- Dimensión: Dimensión del indicador.
- Dirección esperada: Objetivo del indicador.
- Unidad de medida: Unidad de medición.
- Fórmula: Fórmula de cálculo.
- Meta variable: Valor mínimo aceptable.
- Meta objetivo: Valor óptimo.
- Responsable medición: Cargo encargado de medición.
- Responsable meta: Cargo encargado de la meta.
Listado maestro de indicadores: vea en el archivo adjunto imagen del listado de indicadores
Consideraciones técnicas:
- Esta herramienta no se puede personalizar. Le recomendamos revisar cuidadosamente los campos disponibles para determinar si se ajusta a sus necesidades antes de realizar la compra.
- El archivo de hojas de cálculo viene formulado; por lo tanto debe tener en cuenta que la venta del archivo no incluye soporte por modificación o daño en la formulación. Se debe evitar adicionar filas o columnas, o adicionar o eliminar celdas de las hojas del libro.
- La herramienta está optimizada para Excel de escritorio Windows. No compatible en equipos MAC, Open Office, Google Sheets o Excel Online.
- La venta de esta plantilla de Excel no incluye soporte metodológico para su uso. Es fundamental que la persona que adquiera esta herramienta tenga conocimientos básicos sobre metodologías de gestión de indicadores.
- Esta herramienta, como todos nuestros desarrollos, se encuentran protegidos por derechos de autor. Todos los derechos están reservados. Está prohibida cualquier reproducción, distribución, o utilización no autorizada de este archivo o su contenido. El acceso y uso de esta herramienta están destinados únicamente al comprador original. Agradecemos la comprensión y respeto hacia el trabajo intelectual que implica el desarrollo de esta herramienta. Conozca los términos, condiciones de uso y políticas de envío en este enlace. Si es asesor(a) de múltiples organizaciones por favor valide los términos particulares para estos casos en el mismo enlace (numeral 10).
- Conozca el funcionamiento en el siguiente video:
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